Die Festtage stehen vor der Tür und alle Vorbereitungen wollen noch getroffen werden. Dabei geht es im Geschäft nicht nur um die Erledigung aller Dinge, die vor dem 31.12. noch abgehakt werden müssen, sondern auch um die geschäftliche Weihnachtspost.
Warum ist geschäftliche Weihnachtspost so wichtig?
Die geschäftliche Weihnachtspost nimmt einen hohen Stellenwert ein, wenn es darum geht, den Kunden und Geschäftspartnern seine Wertschätzung auszudrücken. Mit der Weihnachtszeit schließt das Jahr ab – genau der perfekte Zeitpunkt also, um sich für die bisherige Zusammenarbeit zu bedanken und ein frohes Weihnachtsfest zu wünschen. Auch Mitarbeiter freuen sich über schriftliche Weihnachtsgrüße – die Adressaten sollten jedoch stets im Hinblick auf die Größe des eigenen Unternehmens gewählt werden.
Geschäftliche Weihnachtspost – das ist mehr als lediglich ein Geschäftsbrief. Gerade, um die Wertschätzung auszudrücken, bedarf es besonderer Mühe. Aus diesem Grund sollte die Agenda ‚Weihnachtspost‘ bereits rechtzeitig angedacht und alle notwendigen Vorbereitungen getroffen werden. In erster Linie geht es darum, an wen überhaupt die Weihnachtspost versendet werden soll. In einem zweiten Schritt kann mit diesen Infos dann der Zeitplan aufgestellt werden. Je nach Unternehmensgröße und Adressaten bedarf es intensiver Vorbereitungen. Generell sollte sich auch vorab die Frage gestellt werden, ob eine Karte, ein Brief oder eine E-Mail versendet werden soll.
In erster Linie geht es darum, an wen überhaupt die Weihnachtspost versendet werden soll. (#01)
Tipp 1: Brief, Karte oder doch E-Mail?
Diese Frage kann jedoch nicht pauschal beantwortet werden. Ein Brief mit Kuvert und Bogen ist sicherlich die Creme de la Creme der Weihnachtspost. Ein Brief wirkt elegant und persönlich, außerdem ist es besonders aufwendig, jedes Schreiben in einen Umschlag zu verpacken und gesondert zu adressieren. Eine Karte ist ebenfalls ein traditionelles Medium, welches ‚in die Hand genommen werden kann‘. Generell eignen sich physische Schriftstücke besser als eine E-Mail, die trotz allem von dem Charakter der Schnelllebigkeit geprägt ist. Auch eine Karte kann in einen Umschlag gegeben werden, was ihre Wertigkeit zusätzlich erhöht. Die Entscheidung, ob Sie nun virtuelle oder physische Weihnachtspost versenden, bleibt Ihnen überlassen.
Generell sei gesagt: Je aufwendiger die Weihnachtspost ausfällt, desto mehr Wertschätzung drückt sie aus. Es sollte aber auch nicht vernachlässigt werden, dass E-Mails mittlerweile zum gängigen Kommunikationsmittel geworden sind und nach und nach die traditionelle Geschäftspost ablöst. Während in E-Commerce Unternehmen oder Start-ups eine E-Mail gut ankommt, sollte in der Logistikbranche darüber nachgedacht werden, lieber auf dem traditionellen Weg zu kommunizieren. Neue Berufsfelder mit einer Duz-Kultur bedürfen anderer Kommunikationswege als traditionelle Branchen. Sind die nötigen zeitlichen, personellen und finanziellen Ressourcen vorhanden, empfiehlt sich im Bereich der Logistik sicherlich eine Karte oder ein Brief zu Weihnachten.
Ein Dank für die langjährige Zusammenarbeit, ein Honorieren der zuverlässigen Arbeit oder einfach nur Weihnachtsgrüße, die von Herzen kommen – all dies sollte authentisch gemeint sein und auch so beim Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner ankommen. (#02)
Tipp 2 : Wertschätzung zu Weihnachten ausdrücken
Wie bereits deutlich gemacht, geht es in der Weihnachtspost um die Wertschätzung des Gegenübers. Ein Dank für die langjährige Zusammenarbeit, ein Honorieren der zuverlässigen Arbeit oder einfach nur Weihnachtsgrüße, die von Herzen kommen – all dies sollte authentisch gemeint sein und auch so beim Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner ankommen. Um dieses Kriterium zu erfüllen, gibt es einige wichtige Hinweise, deren Beachtung ein Muss ist. Die Form der Weihnachtspost wurde bereits erwähnt: Papier wirkt wertiger und wertschätzender als eine E-Mail. Doch auch bei der Wahl des Papiers kann einiges falsch gemacht werden.
Die Weihnachtspost sollte vom übrigen Geschäft losgelöst sein. So ist in keinem Fall zu empfehlen, der geschäftlichen Weihnachtspost Werbung oder sonstige werbende Dinge beizulegen – so etwas kommt nicht gut an! Ferner ist es aus diesem Grund ebenfalls ratsam, den Brief nicht auf Geschäftspapier zu drucken. Hochwertiges Papier, besondere Bögen oder hübsche Weihnachtskarten geben der Weihnachtspost den richtigen Rahmen. Wer Schwierigkeiten hat, sich lang zu fassen, der sollte zu einer Weihnachtskarte greifen. Ein Briefbogen ist nur dann empfehlenswert, wenn auch wirklich der gesamte DinA4 Bogen gefüllt werden kann.
Eine zeitige Planung ist notwendig, um ein gut strukturiertes Weihnachtskarten-Management zu erreichen. Dabei sollte in erster Linie darauf geachtet werden, dass niemand vergessen wird. (#03)
Tipp 3: Früh sein lohnt sich auch bei der Weihnachtspost
Eine zeitige Planung ist notwendig, um ein gut strukturiertes Weihnachtskarten-Management zu erreichen. Dabei sollte in erster Linie darauf geachtet werden, dass niemand vergessen wird. Nichts ist peinlicher als eine Karte, die gar nicht oder verspätet ankommt. Wird zu einer Weihnachtskarte oder einem Weihnachtsbrief gegriffen, ist es außerdem ratsam, diese nicht auf die letzte Sekunde in die Post zu geben. Die Mitarbeiter der unterschiedlichen Postdienste befinden sich gerade in der Weihnachtszeit am Rande ihrer Kapazitäten. Aufgrund der hohen Auslastung sind die Zustellzeiten des Öfteren höher. Ein frühzeitiges Versenden der eigenen Weihnachtspost entschlackt den Briefverkehr etwas und trägt dazu bei, dass Ihre Post rechtzeitig ankommt.
Sich frühzeitig um die geschäftliche Weihnachtspost kümmern – das betrifft nicht nur die Adressatenliste und das Versenden der Post, sondern auch die Beschaffung der Materialien. Bei Brief ein Muss, bei der Karte extrem elegant ist ein passender Umschlag. Wenn dieser zum Briefbogen oder zur Weihnachtskarte passt, dann entsteht ein stimmiges Gesamtbild. Dieses sieht zum einen wundervoll aus und beweist zum anderen Stil und Wertschätzung gegenüber dem Geschäftspartner. Gerade bei der Weihnachtspost sollten also schon im November die ersten Vorbereitungen laufen.
Video:4 Tipps für die perfekte Weihnachtspost
Tipp 4: Besondere Gesten für besondere Geschäftspartner
Wer nur wenig Weihnachtspost zu versenden hat, der hat die Option, einen handgeschriebenen Gruß zu hinterlassen. Diese persönliche Botschaft ist an Wertschätzung kaum zu übertreffen – schließlich wurde dem Adressaten und dem Brief bzw. der Karte wertvolle Zeit gewidmet, was in jedem Fall gut ankommt. Wer zu viele Weihnachtsbriefe zum versenden hat, der sollte nicht darauf verzichten, zumindest persönlich zu unterschrieben. Generell ist eine persönliche Note bei der Weihnachtspost erwünscht, denn so sticht der Brief oder die Karte aus einer Vielzahl an Grüßen heraus.
Um der weihnachtlichen Post etwas Persönliches mitzugeben, ist es ratsam, nicht jeden Brief mit ‚sehr geehrte Frau‘ oder ‚sehr geehrter Herr‘. Ist bereits eine freundliche Ebene entstanden, auf der mittels der Vornamen und ‚Sie‘ kommuniziert wird, dann wäre eine förmliche Anrede mit ‚sehr geehrte‘ viel zu distanziert. Es ist aus diesem Grund ratsam, mehrere Listen anzufertigen und diese in unterschiedliche Bekanntheitsgrade zu unterteilen. Dies ist zwar extrem aufwendig, kann aber oftmals in der Software für den Kundenstamm bereits mitgepflegt werden. Ist die Arbeit einmal getan, kann die (aktuelle!) Liste jedes Jahr für die Weihnachtspost und andere Glückwunschschreiben hergenommen werden.
Gerade, wenn es um die Weihnachtswünsche geht, ist es wichtig, Worte zu finden, mit denen Sie sich identifizieren können. (#04)
Tipp 5: Auf die richtigen Worte kommt es an
Bei der geschäftlichen Weihnachtspost sind die Form und die Anrede äußerst wichtig, doch auch der Inhalt sollte stimmen. Gerade, wenn es um die Weihnachtswünsche geht, ist es wichtig, Worte zu finden, mit denen Sie sich identifizieren können. Etwas lockerer wirkt beispielsweise:
- Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie schöne Weihnachten, Zeit zum Entspannen, Gesundheit, Erfolg und Glück im neuen Jahr.
Ein wenig ruhiger und besinnlicher zeigen sich folgende Weihnachtswünsche: - Ihnen und Ihrer Familie wünsche ich ruhige und gesegnete Weihnachten sowie ein erfolgreiches Jahr 2017.
Ein Allrounder, wenn es um Weihnachtswünsche geht, ist folgende Phrase, die kurz und prägnant ist: - Besinnliche Feiertage und die besten Wünsche für ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2017 wünscht Ihnen Ihr Unternehmen [Name des Unternehmens]
Selbstverständlich können die Weihnachtswünsche noch mit einem Dank für die erfolgreiche Zusammenarbeit ergänzt werden. Generell ist es ratsam, dann den Dank voranzusetzen und mit den Weihnachtsgrüßen zu schließen.
Ein Satz, der nahezu immer passt und hervorragend als Einleitung für die Weihnachtswünsche genutzt werden kann, ist folgender: - Ich/Wir bedanke/n mich/uns herzlich für die erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit im vergangenen Jahr.
- Ich/Wir möchte/n Ihnen/Dir für die gute Zusammenarbeit und das entgegengebrachte Vertrauen danken.
Stimmen der Inhalt, die Form und das Timing Ihrer geschäftlichen Weihnachtspost, dann kann Weihnachten auch in diesem Jahr wieder kommen
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