Büroorganisation: Die richtige Einrichtung macht vieles möglich

Die Büroorganisation clever vorbereiten: Pharao24 liefert die geeigneten Produkte.

Ideen für die bessere Büroorganisation

An einem Büroarbeitsplatz im Logistik-Unternehmen sollte es vor allem ordentlich zugehen. Wer seine Unterlagen und die nötigen Utensilien schnell findet, spart damit viel Zeit. Um die entsprechende Grundordnung herzustellen, müssen aber zuerst die hohen Aktenstapel verschwinden, doch wo setzt man am besten an?

Auf jeden Fall muss die Einrichtung auf den Bedarf abgestimmt sein. Hier kommt Pharao24 ins Spiel, denn die Möbelexperten haben ein breites Sortiment zu bieten. Vom praktischen Aktenschrank im platzsparenden Format bis zum großen, abschließbaren Büroschrank in schöner Holzoptik, hier findet man die für die eigenen Ansprüche geeigneten Produkte. In den Schränken von Pharao24 ist ausreichend Stauraum für die diversen Ordner, die natürlich eine übersichtliche Kennzeichnung erhalten. Rechnungen, Werbung, Kunden, Informationen zu den Fahrtrouten, mit einem Griff findet man die gewünschte Akte.

Beim Aufräumen des Büros sollte man alte Akten entsorgen oder archivieren lassen. Damit schafft man viel Platz und es fällt leichter, Ordnung zu halten.

Video: Einführung in die Büroorganisation

Wenn die Organisation zu viel Aufwand kostet

Die Büroorganisation wird in vielen Bereichen häufig vernachlässigt, dabei sollte man ihr die nötige Aufmerksamkeit schenken. Durch die ständige Suche geht viel Zeit verloren, außerdem fällt es schwer, konzentriert weiterzuarbeiten, wenn man alle paar Minuten nach der nächsten Akte suchen muss. Darum lohnt es sich, einmal klar Schiff zu machen. So findet sich auch das Vertretungspersonal zurecht, wenn die Sachbearbeiter im Urlaub oder krank sind.

Inzwischen gibt es Experten für mehr Effizienz im Büro. Die Trainer beraten die Unternehmer in der Logistikbranche und auch in anderen Bereichen hinsichtlich der Einsparmöglichkeiten. Tatsächlich reduziert sich der Zeitaufwand enorm, wenn man nicht mehr ständig auf die Suche nach Unterlagen gehen muss. Schon 15 Minuten Suche pro Tag summieren sich je nach Stundensatz auf 1.500 oder sogar 2.500 Euro im Jahr.

Es haben einige Studien zur individuellen Einrichtung und dem Einfluss auf die Produktivität stattgefunden. ( Foto: Shutterstock-Antonio Guillem )

Die richtigen Schränke für die systematische Büroorganisation

Verschiedene Studien haben sich mit Ergonomie und Ordnung im Büro befasst. Das Fraunhofer-Institut hat ermittelt, dass einige Büros so schlecht organisiert sind, dass fast ein Drittel der Zeit mit der Aktensuche und Störungen durch ineffizientes Vorgehen verloren geht. Hier kann jedoch ein gut durchdachtes Verwaltungssystem in Kombination mit den geeigneten Büroschränken helfen.

Pharao24 bietet die idealen Büroschränke für den jeweiligen Bedarf. Trotz der Digitalisierung sind auch die modernen Büros nicht papierlos, denn das Aufbewahren von bestimmten Unterlagen ist gesetzlich vorgeschrieben.

Unter anderem findet man bei dem erfahrenen Möbelexperten:

klassische Aktenschränke,
abschließbare Büroschränke,
Beistellschränke,
platzsparende Rolloschränke,
Büroregale,
feuerfeste Stahlschränke.

Mit einer systematischen Innenaufteilung lässt sich der Platz in den Schränken optimal ausnutzen. Andere Aktenschränke punkten durch ihr angenehmes Design, das die Stimmung im Büro entspannt. Der Möbel-Online-Shop Pharao24 präsentiert ein umfassendes Sortiment aus diversen Einrichtungsbereichen. Die Lieferung ist bei dem Spezialisten für Qualitätsmöbel kostenfrei.

So kommt Ordnung ins Büro

Im Schrank liegen noch Versandpapiere aus alten Zeiten? Die Personalakten der Fahrer, die vor über zehn Jahren ausgeschieden sind, nehmen auch noch Platz weg? Dann sollte man zuerst einmal gründlich aussortieren. Zunächst müssen die alten Unterlagen entsorgt werden, allerdings sollte man auf die Aufbewahrungsfrist achten und gegebenenfalls einige Akten im Archiv lagern.

Nach dem Aufräumen der Schränke sind die Schreibtische an der Reihe. Das geht hin bis zum Büromaterial und zu den E-Mail-Postfächern. Abhängig von der Größe des Betriebs dauert diese Aufräumaktion zwei Tage oder länger. Bis zu 80 % der zuvor gelagerten Akten können dabei verschwinden.

Wenn nur noch die aktuellen Logistik-Papiere und das noch erforderliche Büromaterial verblieben sind, beginnt die effiziente Einrichtung und Organisation des Arbeitsplatzes. Hierbei kann man sich von einem Büroeffizienz-Coach begleiten lassen oder sich an der Fachliteratur orientieren.

Die zielorientierte Büroorganisation

An einem produktiven Arbeitsplatz hat man alle wichtigen Dokumente schnell zur Hand. Dafür muss der Schreibtisch aber auch gut aufgeräumt sein. Selten eingesetzte Utensilien und Unterlagen haben nichts auf der Arbeitsfläche zu suchen: So bleibt es übersichtlich.
Um sich an die Ordnung im Büroschrank zu gewöhnen, kommt ein Aktenplan zum Einsatz. Möglicherweise ist eine farbliche Markierung sinnvoll. Im Optimalfall liegt der strukturierte Aktenplan sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form vor.

Er enthält zunächst die Hauptgruppen, beispielsweise:

Geschäftsführung,
Finanzen und Steuern,
Einkauf und Logistik,
Marketing und Vertrieb,
Personal,
Kunden.

Die bessere Übersicht führt automatisch zu einer reduzierten Fehlerquote, weil die Mitarbeiter weniger gestresst sind. Auch wenn es hektisch zugeht, was in einer Spedition häufig der Fall ist, sollten die Begleitscheine und anderen Papiere nicht einfach auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Zumindest eine kurze Vorsortierung (Ein- und Ausgang) ist sinnvoll, um die spätere Bearbeitung zu erleichtern.

Neben der Ablagesystematik spielen noch einige andere Umgebungsbedingungen eine Rolle. ( Foto: Shutterstock-stockfour )

Was die Büroplanung beinhaltet

Neben der Ablagesystematik spielen noch einige andere Umgebungsbedingungen eine Rolle. Die Büroeinrichtung sollte eine angenehme Atmosphäre schaffen, zudem müssen die Akten natürlich eindeutig beschriftet sein. Eine besondere Bedeutung hat die ergonomische Einrichtung im Büro, die für die Arbeitsmoral und Gesundheit der Mitarbeiter mitverantwortlich ist.

In diesem Zusammenhang sollte man die folgenden Punkte berücksichtigen:

Der ergonomische Büroarbeitsplatz muss genau auf die Bedürfnisse der Angestellten zugeschnitten sein,
die Arbeitsplätze müssen gut organisiert und aufgeräumt sein,
eine optimale, blendfreie Beleuchtung darf nicht fehlen,
Zimmerpflanzen verbessern das Raumklima,
Ruhezonen schaffen einen Ausgleich.

Details zum ergonomischen Arbeitsplatz

Bei Pharao24 gibt es nicht nur die geeigneten Aktenschränke, sondern auch ergonomische Bürostühle. Vor allem für die Mitarbeiter, die vorwiegend am Schreibtisch sitzen, sind diese modernen Stühle unverzichtbar. Wer sich an eine ungünstige Sitzposition gewöhnt hat und sich nur wenig bewegt, der leidet bald unter Rückenbeschwerden. Darum sind die ergonomischen Drehstühle inzwischen zum Standard geworden. Wichtig ist, dass sich dieser Stuhl an die persönlichen Wünsche anpassen lässt und die nötige Tragfähigkeit hat.

Neben den klassischen Schreibtischstühlen mit Verstelloption bietet Pharao24 auch elegante Chefsessel an. Hier gibt es zusätzlich zu den ergonomischen und funktionalen Features eine exklusive Polsterung und spezielle Bezüge aus Leder.

Video: Leichtigkeit im Büro-Alltag – 3 Tipps gegen REIZÜBERFLUTUNG im Beruf

Das Verhältnis von Arbeit und Ruhepausen

Im Büro geht es vorwiegend um eine gute Arbeitsatmosphäre, die mit der Ergonomie beginnt. Schreibtischmöbel und Schränke mit genügend Stauraum sind sozusagen die Grundlage für den angenehmen Büroarbeitsplatz. Doch auch das Arbeitsumfeld und die zeitliche Organisation sollten nicht zu kurz kommen. In der Logistikbranche müssen die Mitarbeiter sehr flexibel sein und ihre kleinen Pausen gut ausnutzen. Entsprechend wichtig ist eine abwechslungsreiche Einrichtung, die sich den Bedürfnissen anpasst.

Pharao24 liefert tolle Inspirationen für die Gestaltung der Arbeitsplätze und der Pausenräume. Im Zusammenhang mit der Büroorganisation sollte man auch die weiteren Räumlichkeiten individuell planen und dabei die speziellen Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigen. Das stärkt die Motivation und sorgt für gute Laune. Inzwischen wissen immer mehr Unternehmer, dass die Umgebung die Arbeitsqualität beeinflusst, und profitieren von den hilfreichen Einrichtungstipps.

Gut organisiert und individuell: das moderne Büro

Im logistischen Bereich kommt es auf eine strukturierte Ordnung an aber auch auf eine moderne und anpassungsfähige Ergonomie. So werden die Büros einerseits effizient und übersichtlich, andererseits erhalten sie eine gewisse Individualisierung. Für Mitarbeiter in der Vertretung bedeutet das eine leichtere Einarbeitung. Gleichzeitig können sich die Büroangestellten bestimmte Details selbst aussuchen, um eine persönliche Note in ihren Arbeitsalltag zu bringen.

Es haben einige Studien zur individuellen Einrichtung und dem Einfluss auf die Produktivität stattgefunden. Doch auch ohne solche Umfragen und Forschungsstudien liegt es auf der Hand, dass sich das bessere Arbeitsklima positiv auf die Leistungsfähigkeit auswirkt. Die stärkere Individualisierung der Büros schafft eine gute Stimmung und fördert die Motivation der Mitarbeiter. Hier wurde ein deutlicher Unterschied zu vereinheitlichten Büroräumen festgestellt. Bei der Einrichtung der Arbeitsplätze hat die persönliche Gestaltung also nicht nur einen ästhetischen Wert.