Die Lieferantenerklärung gewinnt in der heutigen Geschäftswelt immer mehr an Bedeutung. Durch die Entstehung neuer Freihandelszonen ist es für Händler extrem wichtig, mit Hilfe einer Lieferantenerklärung den präferenzrechtlichen Ursprung ihrer Waren rechtlich einwandfrei nachweisen zu können. Der Zollexperte BEO hat eine Software entwickelt, die dabei helfen soll, eine Lieferantenerklärung korrekt und unkompliziert zu erstellen.
Über die Lieferantenerklärung
In der Lieferantenerklärung macht der Lieferant einer bestimmten Ware Angaben zu den Präferenzeigenschaften dieser Ware, um damit ihren Ursprung nachweisen zu können. Die Lieferantenerklärung ist wichtig, um zum Beispiel ein Ursprungszeugnis zu erhalten, welches es möglich, macht verringerte Zollsätze oder sogar Zollfreiheit zu erhalten. Nur wenn eine Lieferantenerklärung vorliegt, können die Exporteure bestimmter Waren von internationalen Freihandelsabkommen profitieren.
Lieferantenerklärungen gibt es in zwei verschiedenen Ausfertigungen:
- Einzel-Lieferantenerklärung
Diese Art von Lieferantenerklärung wird auch als LE abgekürzt. Eine LE gilt jeweils nur über eine Warenlieferung. - Langzeitlieferantenerklärung
Die Langzeitlieferantenerklärung oder auch LLE gilt im Gegensatz zur Einzel-Lieferantenerklärung über einen längeren Zeitraum. Die LLE deckt dann alle Lieferungen in diesem festgelegten Zeitraum ab, der in der Regel ein Jahr beträgt. Wichtig bei dieser Art von Lieferantenerklärung ist, dass die in der Lieferantenerklärung angegebenen Daten für diesen gesamten Zeitraum gültig sein müssen. Treten Änderungen bezüglich der Angaben in der LLE auf, ist der Lieferant dazu verpflichtet, dem Empfänger dies mitzuteilen.
Der Wortlaut einer Lieferantenerklärung ist genau vorgeschrieben und darf nicht durch hinzugefügte Ausschlussklauseln verändert werden. Der Wortlaut ist somit verbindlich. Eine Lieferantenerklärung kann auf einem speziellen Formular abgegeben werden. Es sind aber auch Angaben auf der Warenrechnung oder auch dem Lieferschein möglich. Auch sollte eine Lieferantenerklärung generell im Original unterschrieben werden. Diese Regelung gilt nicht für Lieferantenerklärungen, die am Computer mit einer speziellen Software erstellt wurden.
Die Lieferantenerklärung als Kundenservice?
In den meisten Fällen wird eine Lieferantenerklärung für einen Kunden kostenfrei ausgestellt. Dabei reagieren die Unternehmen. Das heißt, sie stellen die Lieferantenerklärung nur auf Anfrage des Kunden hin aus. Erst ab einer bestimmten Betriebsgröße (mit circa 500 Lieferantenerklärungen) werden die Erklärungen in einem standardisierten Prozess automatisch erstellt und und an die Empfänger der Waren verschickt. In diesem Fall agieren die Unternehmen also.
Eine Umfrage der IHK Region Stuttgart unter über 2500 deutschen Unternehmern bestätigt diese Vorgehensweise. Über 85 Prozent der Befragten erstellen Lieferantenerklärung nur auf Kundenwunsch. Dem gegenüber stehen nur 7 Prozent, die generell, also auch ohne Kundenwunsch, eine Erklärung an den Kunden schicken. Dabei erfolgt die Ausstellung nach eigenen Angaben der Unternehmer kostenlos als Kundenservice. Nur die wenigsten Betriebe erstellen eine Lieferantenerklärung gegen ein Entgelt. Laut der Studie der IHK Region Stuttgart sind das nur 0,7 (nach Kundenwunsch) beziehungsweise 0,5 Prozent (grundsätzlich) der befragten Unternehmen.
Ergebnisse der Studie der IHK Region Stuttgart zur Lieferantenerklärung:
Infografik: In welchen Fällen stellt Ihr Unternehmen eine Lieferantenerklärung aus?
Aufwand und Kosten
Eine Lieferantenerklärung kostet den Kunden also in den wenigsten Fällen etwas. Die Kosten des Erstellens einer solchen Erklärung belaufen sich laut IHK Stuttgart aber auf mindesten 62 Euro im Jahr. Das gilt allerdings für nur Betriebe, die mehr als zehn LE pro Jahr ausstellen. Bei Unternehmen, die im Jahr zwischen zehn und fünfzig Lieferantenerklärungen ausstellen, sind die Kosten mit etwa 74 Euro noch höher. Und das sind alleine die Lohnkosten.
Wie viel Arbeitszeit wird pro Unternehmen im Jahr für das Ausstellen von Lieferantenerklärungen benötigt? fragte die IHK Region Stuttgart ebenfalls in ihrer Studie zur Lieferantenerklärung:
Infografik: Wieviel Arbeitszeit wird pro Jahr für Lieferantenerklärungen aufgebracht?
Das Ausstellen einer Lieferantenerklärung kostet nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Arbeitszeit. Und mit der Ausstellung ist die Arbeit nicht getan. Unter den befragten Unternehmen der Studie der IHK Region Stuttgart gaben 44 Prozent an, dass sie das Ausstellen, Prüfen, Pflegen und Korrigieren von Lieferantenerklärungen bis zu eine Arbeitswoche kostet. 2 Prozent der Befragten geben sogar an, dass diese Prozesse in ihrem Unternehmen mehr als ein Personenjahr in Anspruch nehmen.
Um sowohl den Arbeitsaufwand als auch die Kosten für das Ausstellen, Prüfen und Korrigieren von Lieferantenerklärungen zu reduzieren, ist es betriebswirtschaftlich sinnvoll, den Aufwand dieser Prozesse mithilfe einer Software zu reduzieren.
Mit der Software zur Lieferantenerklärung
Wie bereits beschrieben gibt es für die Lieferantenerklärung einen bestimmten vorgeschriebenen Wortlaut, an den man sich beim Ausstellen halten muss. Abweichungen von diesen Richtlinien können rechtliche Folgen haben. Dazu verkomplizieren wechselnde rechtliche Vorgaben des Zolls das Anfertigen des wichtigen Dokuments.
Der Zollexperte BEO bietet eine Software an, die das Erstellen der Lieferantenerklärung deutlich vereinfachen soll. Das Cloud-System der BEO ermöglicht es, in nur fünf Schritten eine Lieferantenerklärung fertigzustellen. Laut dem Geschäftsführer der BEO GmbH, Clemens Sexauer, verringert das elektronische Verfahren den administrativen Aufwand enorm.
Eine Lieferantenerklärung zu erstellen kostet Zeit und Geld: Durch eine passende Software kann dieser Aufwand minimiert werden. (#01)
Ein großer Vorteil der Software ist auch, dass sie immer den neusten Stand des Zollrechts berücksichtigt. Die Textvorlagen sind immer aktuell, die verbindlichen Formulierungen einer Lieferantenerklärung werden vorgegeben. Außerdem werden automatisch neue Präferenzräume freigeschaltet. Auf http://www.beo-le.de können sich potenzielle Nutzer kostenlos mit Unternehmens- und Kundendaten anmelden. Danach kann man ein individuelles Profil erstellen mit Angaben über die versendete Ware und den oder die Lieferanten.
Mit Hilfe dieser Informationen erstellt die Software dann eine Lieferantenerklärung, die anschließend dauerhaft im Archiv gespeichert wird. Die LE kann danach gedruckt und an den Empfänger weitergeleitet werden. Mit der Software ist es möglich, sowohl Einzel- als auch Langzeitlieferantenerklärungen zu erstellen.
Durch die Nutzung der Software lässt sich der Aufwand, der für das Erstellen einer LE benötigt wird, deutlich reduzieren, wodurch wertvolle Arbeitszeit eingespart wird. Dazu können durch die Formulierungshilfen Probleme und sogar rechtliche Konsequenzen verhindert werden.
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