Output Management: Effektiv eingesetzt in der Logistik

Viele Firmen – auch im Bereich der Logistik – legen noch viel zu geringen Wert auf ein vernünftiges Output Management. Vernünftig heißt, dass es an die Zielgruppe des Unternehmens ebenso angepasst sein muss wie an interne Abläufe. Außerdem sollen Abgleiche mit früheren Dokumenten möglich sein, wenn es auf Einheitlichkeit und Korrektheit ankommt. Und wann ist das bei einem Gewerbeunternehmen oder jedem anderen Business nicht der Fall?

Output Management und seine Einsatzbereiche in der Logistik

Ein Logistikunternehmen erstellt tagtäglich zahlreiche Dokumente. Es müssen Angebote erstellt, Rechnungen geschrieben und eventuell Mahnungen verfasst werden. Diese Geschäftsvorgänge fallen auch in anderen Firmen an. Logistikspezifisch hingegen ist die Erstellung von Packlisten, von Ladeverzeichnissen und Formularen für die Zollabfertigung. Auch Etiketten für das Versenden der Waren müssen ausgegeben werden. All diese Geschäftsdokumente werden als Output bezeichnet, der wiederum eines professionellen Managements bedarf.

Man stelle sich nur einmal vor, was wäre, wenn dieses Management nicht funktionieren würde. Ein Kunde würde vielleicht die Rechnung eines anderen bekommen, ein Geschäftspartner Kopien eines Vertrages, der eigentlich für jemand anderen bestimmt ist. Kundenkontoauszüge werden falsch versendet – die Datensicherheit ist nicht gegeben, was nicht nur rechtliche Konsequenzen haben dürfte. Auch in finanzieller Hinsicht könnte das zum Problem werden – eine Firma, die vertrauliche Daten von Kunden oder Geschäftspartnern weiterreicht, wird sich mit hohen Schadensersatzforderungen konfrontiert sehen. Wird der Output aber konsequent einem Management unterzogen, sind derartige Fehler Schnee von gestern.

Gleichzeitig werden effektive Kosteneinsparungen erreicht. Gerade in der Logistikbranche wird vieles ausgedruckt und verteilt – mit einem geeigneten System ist das nicht nötig. Es wird dabei vor allem auf die neuen Kommunikationswege über das Internet und Smartphone gesetzt. Outputmanagement muss dafür sorgen, dass die verschiedenen Kommunikationskanäle berücksichtigt und bedient werden. Rechnungen auszudrucken und per Post zu versenden, ist jetzt nicht mehr nötig. Der Kunde bekommt eine rechtssichere Rechnung per E-Mail zugesendet. Neuigkeiten werden über die Sozialen Netzwerke übermittelt und bestimmte Auskünfte können per QR-Code ausgelesen werden.

Ein Logistikunternehmen erstellt tagtäglich zahlreiche Dokumente. Es müssen Angebote erstellt, Rechnungen geschrieben und eventuell Mahnungen verfasst werden. Diese Geschäftsvorgänge fallen auch in anderen Firmen an. (#01)

Wie hilft die passende Software beim Output Management?

Es gibt verschiedene Anbieter, die Lösungen für Logistikunternehmen und weitere Einsatzbereiche auf den Markt gebracht haben. Einer dieser Anbieter ist Betasystems, das schon auf mehrere Erfolgsfälle stolz sein kann, bei denen die Kunden große Einsparpotenziale erkennen und ausschöpfen durften. Nur durch den Einsatz der passenden Software im Business!

Lösungen für das Outputmanagement sorgen dafür, dass die dynamischen Dokumente im Logistikunternehmen zum benötigten Zeitpunkt am gewünschten Ort zur Verfügung stehen. Gleichzeitig werden die Geschäftsdokumente in die passende Formatierung gebracht und wie benötigt sortiert.
Das System kann ein das Business im Logistikbereich wie folgt unterstützen:

Geschäftsdokumente können gleichzeitig an unterschiedliche Kanäle verteilt werden.
Ein Dokumenttyp wird in vielen Varianten genutzt und unterstützt (z. B. hinsichtlich der Mehrsprachigkeit oder der Kundenkompatibilität).
Die Kosten für die Aufbereitung der zahlreichen Dokumente eines Logistikunternehmens werden gesenkt. Drucker- und Papierkosten sinken sogar drastisch.
Ausgabegeräte und –kanäle können frei bestimmt werden, wobei dies erst im Moment der Erstellung des Dokuments nötig wird.
Neue Geschäftspartner können einfach eingebunden werden.
Liefer- und Transportdokumente werden nicht nur erstellt, sondern auch sortiert und gebündelt.
Fachanwender profitieren von der automatisierten Korrespondenz.

Worauf müssen Sie bei der Wahl des passenden Systems achten?

Systeme und Lösungen, die sich für das Output Management anbieten, sind nie wirklich falsch, können aber für den speziellen Einsatzzweck nicht geeignet sein. Eine Beratung seitens der Softwarehersteller ist daher wichtig. Zuvor allerdings sollte ein Unternehmen seinen tatsächlichen Bedarf kennen und wissen, welche Zielgruppen bedient werden müssen. Wie arbeitet die eigene Firma und welche firmeninternen Strukturen sind zu berücksichtigen? Wer braucht Informationen, um diese zu verarbeiten? Welche Daten müssen überhaupt gesammelt und ausgewertet werden? Diese und weitere Fragen sollten sich Anwender stellen, ehe sie sich für eine Systemlösung entscheiden.

Wichtig ist zudem, welche Vertriebskanäle genutzt werden. Spielt der Web-Bereich eine übergeordnete Rolle oder nutzen Sie immer noch eher die Print-Variante – ganz wie zum Anfang Ihrer Karriere? Wer in der Welt der Logistik wettbewerbsfähig sein möchte, muss darauf achten, unbedingt ein leistungsfähiges Softwaresystem zu nutzen, das das Output Management übernimmt bzw. steuert.

Es kommt nun also darauf an, die gewählten Kanäle für die Verbreitung aller Informationen sicher und richtig zu nutzen – ansonsten kann die Karriere des Logistikers ganz schnell wieder vorüber sein! Wichtig ist daher der bereits angesprochene Abgleich aller Daten, wobei hier gesondert auf den Endabgleich vor dem Absenden der Geschäftsdokumente hingewiesen werden soll.

In dem Zusammenhang muss die Datensicherung berücksichtigt werden. Auch sie soll über alle Kanäle hinweg sichergestellt sein. Wichtig ist dabei, dass in erster Linie der Disponent Zugang zu allen Daten bekommt. Alle anderen Mitarbeiter sollten beschränkte Zugriffsrechte bekommen. Da dies generell ein Punkt ist, der in vielen Firmen gern vernachlässigt wird, übernimmt das Output Management und regelt den freien Zugang zu den Daten. Die Sicherungsmaßnahmen müssen dabei systemseitig integriert werden und erfahren gleichzeitig eine Änderung, wenn sich die genutzten Kanäle verändern.

Output Management: Ein Wort zu den Kosten

Viele Logistikunternehmen sind stets bestrebt, möglichst wenig Geld auszugeben – mit Fahrten und Auslieferungen, Warendienstleistungen und ähnlichen Tätigkeiten verdienen gerade kleine Firmen oft kaum mehr, als sie zum Überleben brauchen. Da noch unnötig Geld ausgeben? Für eine Output Management Lösung? Die Antwort auf diese Fragen lautet ganz einfach „Ja!“, denn auf längere Sicht lässt sich ein hohes Einsparpotenzial erreichen. Nutzen Sie dafür für eine erste Informationssammlung auch die Auskünfte, die Sie im Rahmen einer professionellen Beratung bekommen.

Bedenken Sie, wie viel Geld für gedruckte Geschäftsdokumente eingeplant werden muss. Auch wenn auf den ersten Blick nur Toner und Papier gerechnet werden, so kommen doch Abnutzung der Geräte, Portokosten und auch Personalkosten aufgrund der längeren Abarbeitungszeit der Aufgaben hinzu. Die gesamten Abläufe in der Firma werden durch das manuelle Weiterreichen relevanter Informationen verlangsamt. Hier besteht jede Menge Optimierungspotenzial! Durch Output Management können Rechnungen und Steuerbescheinigungen, Einladungen zu Mitgliederversammlungen und andere Geschäftspapiere schneller, effektiver und direkter verteilt werden. Der Kunde wird direkt angesprochen und das auf dem von ihm bevorzugten Kanal.

Zusätzliche Effekte zeigen sich schon bald, wenn die Öffentlichkeit über das Output Management des Unternehmens Bescheid weiß: Hierbei geht es nicht darum, alle über die Art und Weise der Dokumentenerstellung zu informieren. Marketingtechnisch hat das Output Management durchaus seinen Sinn, denn der niedrige Papierverbrauch ist umweltschutzrelevant. Gerade ein Logistikunternehmen kann hiermit werben und die Einsparungen marketingtechnisch nutzen.

Umweltschutz bei einem Logistikunternehmen? Hier werden manche Menschen hellhörig und wenden sich diesem „grünen“ Anbieter zu. So lassen sich am Ende nicht nur Kosten im Unternehmensalltag sparen, sondern auch Marketingeffekte erzielen. Diese wiederum können den Umsatz des Unternehmens steigern, weil sich manche Kunden zu einer Geschäftsbeziehung entscheiden, wenn der Geschäftspartner den Umweltschutz nicht vergisst.

Ein besseres Image lässt sich vielfach in Euro ausdrücken – Umsatz und Gewinn steigen, die Bekanntheit wächst und die Kundenzufriedenheit nimmt dank optimaler Betreuung zu. Wichtig ist jedoch in jedem Fall, dass das Output-Management-System zur Firma passt, zu den alltäglichen Abläufen und den Nutzungsbedingungen, die die Mitarbeiter und das Management erarbeitet haben. Die Lösung muss kompatibel zu internen Abläufen und zur Zielgruppe sein, daher sollten Sie eine dahin gehende Beratung in Anspruch nehmen, ehe Sie sich zum Kauf des Systems entschließen. Ein größerer Leistungsumfang ist in der Regel die bessere Wahl, hierbei sollten Sie aber Qualität und Nutzen bzw. mögliche Einsatzzwecke gegeneinander abwägen.