Outsourcing als lohnenswerte Alternative für das eigene Unternehmen?

Immer mehr Unternehmen im Logistiksektor setzen auf das sogenannte Outsourcing einzelner Geschäftsbereiche. Das Auslagern gewisser Aufgaben, Prozesse oder diverser Strukturen an einen externen Dienstleister oder ein Partnerunternehmen bringt viele Vorteile mit sich. Um die Effizienz des eigenen Unternehmens zu steigern, gilt es zu prüfen, ob Outsourcing eine lohnenswerte Alternative im eigenen Geschäft sein könnte.

Outsourcing: Die Grundlagen

Der Begriff ‚Outsourcing‘ besteht aus drei Elementen:

outside (engl. extern)
resource (engl. Ressource)
using (engl. nutzen)

Das Outsourcing bezeichnet also das Nutzen von externen Ressourcen oder im Umkehrschluss das aktive Auslagern bestimmter Prozesse, Aufgabenfelder oder Strukturen an einen externen Partner. Um welche Tätigkeiten es sich dabei im Speziellen handelt, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen.

Generell haben jedoch alle ausgelagerten Aufgaben in der Regel eine Gemeinsamkeit. Es handelt sich bei den outgesourcten Teilbereichen nicht um die Kernkompetenz eines Unternehmens. Vielmehr werden Tätigkeiten ausgelagert, die zwar notwendig sind, um die Kernkompetenz zu erfüllen, jedoch nur Sekundärfunktionen sind.

Viele Unternehmen, unabhängig von Branche und Einsatzgebiet, lagern einen Teil der IT-Tätigkeiten aus. Ein externer Partner übernimmt dann die Wartung, Pflege und Problembehebung der IT-Infrastruktur. Das Unternehmen, welches seine IT-Tätigkeiten ausgelagert hat, ist zwar von einem externen Partner abhängig, profitiert aber auch im gleichen Maße, indem es sich auf seine Kernkompetenzen spezialisieren und diese noch weiter ausbauen kann.

Beim Outsourcing wird generell zwischen zwei Arten unterschieden: Dem unternehmensinternen Outsourcing und dem unternehmensexternen Outsourcing. Wie der Name bereits annehmen lässt, hängt das unternehmensinterne Outsourcing mit dem Auslagern in die eigene Firma zusammen. Da es sich dabei jedoch nicht um Auslagern im klassischen Sinne handelt, muss zunächst ein neues Unternehmen gegründet werden. Erst dann kann von einem Outsourcing gesprochen werden.

Folgendes Beispiel macht das unternehmensinterne Outsourcing deutlich: Unternehmen A will den Geschäftsbereich Controlling auslagern. Durch die Gründung eines Tochterunternehmens B, dem lediglich die Aufgabe des Controllings zukommt, werden die Aufgabe in eine neue Firma ausgelagert, die jedoch zum Mutterunternehmen gehört. Es handelt sich hierbei also um ein unternehmensinternes Outsourcing an die Tochterfirma.

Das unternehmensexterne Outsourcing funktioniert hingegen im ganz klassischen Sinne: Hierbei wird ein Aufgabenbereich an ein komplett ‚fremdes‘ Unternehmen übertragen. Als Beispiel im Textilsektor ist die Fertigung von Kleidung im Ausland zu nennen. Oftmals gehen mit dem unternehmensexternen Outsourcing deutliche Kosteneinsparungen einher.

Der Deal steht: Dieser Firmenchef sieht Qutsourcing als lohnenswerte Alternative für sein Unternehmen (#01)

Was wird ausgelagert?

Beim Outsourcing wird nicht nur zwischen dem unternehmensinternen und dem -externen Auslagern unterschieden, sondern auch zwischen den verschiedenen Aufgaben, Prozessen und Strukturen, die ausgelagert werden sollen.

– Knowledge Process Outsourcing: Diese Art des Outsourcings bezeichnet das Auslagern von bestimmten Kompetenzen. Insbesondere komplexe Sachverhalte und Aufgaben, die eine spezielle Fachexpertise benötigen, werden oftmals von externen Dienstleistungsunternehmen durchgeführt. Beim Experten können bestimmte Fragestellungen zügig fach- und sachgerecht beantwortet werden.

– Business Process Outsourcing: Das Business Process Outsourcing lagert ganze Geschäftsprozesse eines Unternehmens aus. Im Logistiksektor wäre dies beispielsweise die Retourenbearbeitung, die gänzlich in die Hand eines externen Dienstleisters oder einer Tochterfirma überführt wird.

– Outtasking: Das Outtasking (task engl. Aufgabe) lagert nur bestimmte Aufgaben aus. Das sind in der Regel abgegrenzte Aufgabengebiete, welche unabhängig von extern bearbeitet werden können, jedoch dem Geschäftsprozess des Hauptunternehmens unterliegen und auch von ihm hauptsächlich gesteuert werden.

– Selective Outsourcing: Beim Selective Outsourcing handelt es sich um eine Mischform, bei der verschiedene Outsourcingformen gemixt werden, um zum bestmöglichen Ergebnis innerhalb des Unternehmens zu gelangen.

Generell wird also unterschieden, ob ganze Prozesse oder nur einzelne Aufgaben, die im Unternehmen anfallen, ausgelagert werden sollen. Es empfiehlt sich, vor dem Outsourcing gründlich zu recherchieren, inwieweit ein ausgewählter Partner die ihm übertragenen Arbeiten zur Zufriedenheit aller ausführen kann.

Da rechnet sich der Unternehmer wohl eine hohe Steuerersparniss aus. (#02)

Welche Vorteile hat Outsourcing?

Outsourcing gewinnt zunehmend an Beliebtheit und die Gründe dafür sind vielfältig. Ein wichtiger Vorteil des Outsourcings ist es, dass sich jeder Beteiligte auf seine Kernkompetenz konzentrieren kann. Ein Logistikunternehmen, welches beispielsweise die steuerlichen Belange an ein externes Steuerbüro auslagert, kann sich verstärkt auf seine Kernkompetenzen kümmern und diese auch noch ausbauen.

Durch den hohen Spezialisierungsgrad, den das Steuerbüro aufweist – also die alleinige Beschäftigung mit steuerlichen Belangen – ist es Experte in seinem Fachbereich. Jeder Beteiligte kann sich demnach um das kümmern, das ihm am besten liegt. Kernkompetenzen werden somit ausgebaut und stetig verbessert.

Eng damit zusammen hängt auch eine tatsächliche Kostenersparnis. Wird ein Aufgabengebiet oder ein ganzer Prozess ausgelagert, muss sich im eigenen Unternehmen niemand darum kümmern. Das spart personelle respektive finanzielle Ressourcen und in den meisten Fällen auch jede Menge Nerven. Auch wenn das Outsourcing eines Bereiches ebenfalls Kosten verursacht, die der externe Dienstleister in Rechnung stellt, sind diese Kosten im Schnitt um 20 Prozent geringer, als wenn ein Unternehmen die Aufgaben selbst übernähme.

Outsourcing hat ebenfalls qualitative Vorteile. Ein Unternehmen, welches sich nur auf die Ausführung einer speziellen Tätigkeit fokussiert hat, kann diese oftmals nicht nur schneller, sondern auch qualitativ hochwertiger erledigen. Das hat im Umkehrschluss auch Vorteile für das Unternehmen, welches die Tätigkeiten eines externen Dienstleisters in Anspruch nimmt.

Ferner ist durch das Outsourcing auch mit einer speziellen Planbarkeit zu rechnen. Dies ist einerseits hinsichtlich der Kosten der Fall und andererseits hinsichtlich der zeitlichen Kapazität. Wer Tätigkeiten auslagert, kann mit dem Partner eine Deadline vereinbaren, die in der Regel definitiv eingehalten wird.

Ferner ist auch im Vorhinein planbar, welche Kosten durch das Outsourcing anfallen werden. Geschäftsbereiche, die outgesourct sind, können zudem bei einer schlechteren konjunkturellen Lage je nach Bedarf schneller abgestoßen bzw. wieder ins Unternehmen integriert werden.

Welche Nachteile hat Outsourcing?

Selbstverständlich hat das Outsourcing nicht nur Vorteile – insbesondere die Abhängigkeit des eigenen Unternehmens vom Partner sollte nicht unterschätzt werden. Ein vertrauensvolles Geschäftsverhältnis ist aus diesem Grund unumgänglich. Es muss auch berücksichtigt werden, dass das eigene Unternehmen sowohl finanziell als auch hinsichtlich des Know-hows vom Partner abhängig ist. Muss der externe Dienstleister Konkurs anmelden oder hat anderweitige Probleme, macht sich dies auch im eigenen Unternehmen bemerkbar.

Ferner kann sich Outsourcing im schlechtesten Fall auch auf das Betriebsklima niederschlagen. Wenn der externe Partner von der Belegschaft nicht als Partner, sondern als Konkurrenz (beispielsweise um den Arbeitsplatz) wahrgenommen wird, kann dies gravierende Folgen haben: Unzufriedenheit und ein negatives Betriebsklima können das etwaige Resultat eines undurchdachten Outsourcings sein.

Unternehmen, die viel mit sensiblen Daten zu tun haben, sollten beim Outsourcing ebenfalls vorsichtig vorgehen – dies gilt sowohl für die Daten von Kunden als auch für die sensiblen Informationen über das eigene Unternehmen.

So eine wichtige Entscheidung will gut überlegt, recherchiert und analysiert sein (#03)

Outsourcing als Alternative für das eigene Unternehmen?

Auch wenn das Outsourcing mit einigen Risiken verbunden ist, eröffnen sich durch das Auslagern von bestimmten Tätigkeiten, Prozessen oder gar Unternehmensstrukturen neue Möglichkeiten. Die Wahl des externen Dienstleisters sollte umsichtig und auf Basis einer genauen Analyse und Recherche erfolgen. Sind alle wesentlichen Vorbereitungen getroffen und beide Parteien können gut zusammenarbeiten, steht einem Outsourcing nichts mehr im Wege.

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist das Outsourcing eine hervorragende Option, um professionelle Dienstleistungen und Services zu erhalten, für die die Ressourcen im eigenen Unternehmen nicht ausreichen. Generell gilt: Es sollten nur Prozesse, Strukturen und Aufgaben ausgelagert werden, die als Sekundärfunktionen dienen.

Es empfiehlt sich, Kernkompetenzen in jedem Fall im eigenen Unternehmen zu behalten, denn dort können sie stetig verbessert werden. Nur so kann die Markposition nachhaltig gestärkt und im weiteren Sinne der Umsatz und vor allem der Gewinn vergrößert werden.