Outsourcing in der Logistik: Inwiefern ist es sinnvoll, Prozesse auszulagern?

Zunehmende Komplexität der Lieferketten

Wir erleben derzeit eine Epoche der „Post-Corona-Logistik“. Während der Pandemie waren die Herausforderungen vielfältig. Geändert hat sich nur wenig. Die Pandemie mag vorbei sein, die Branche seitdem insgesamt auf mehr Resilienz setzen.

Wir erleben derzeit eine Epoche der „Post-Corona-Logistik“. Während der Pandemie waren die Herausforderungen vielfältig. Geändert hat sich nur wenig. (Foto: AdobeStock – 1224106234 Travel mania)

Das bedeutet jedoch nicht, dass Lieferketten simpler geworden sind. Vielmehr wurden sie eher noch umfassender und komplexer vernetzt, um beim Ausfall einiger „Links“ handlungsfähig zu bleiben. Eine besonders relevante Folge davon ist die vorangeschrittene Digitalisierung.

Erheblich gesteigerte Digitalisierung

Die Pandemie war wirtschaftlich gesehen Chaos pur. Eine für verschiedene Unternehmen gleich mehrfache Abfolge von extremer Über-Nachfrage, dichtgefolgt von Überkapazitäten samt aus allen Nähten quellender Lager.

Wohl mag Corona eine Ausnahmeerscheinung gewesen sein. Für viele Logistikfirmen war es jedoch ein Weckruf, insbesondere die Digitalisierung zu optimieren.

Ganze 98 Prozent aller deutschen Logistiker gaben im Herbst 2024 an, bei ihrer diesbezüglichen IT Optimierungsbedarf zu haben. Etwa ein Drittel wollte seine digitalen Werkzeuge sogar komplett tauschen.

Dieser Wunsch trifft auf eine Gesellschaft, die gerade erst in Ansätzen versteht, was für ein Game-Changer KI ist.

Es verwundert nicht, dass Künstliche Intelligenz allein schon aufgrund ihrer präziseren Vorhersagefähigkeiten ganz oben auf dem Wunschzettel vieler Logistiker steht.

Das jedoch kollidiert direkt mit einer weiteren Herausforderung:

Fachkräftebedarf – und Fachkräftemangel

Digital Recruiter sind derzeit ein gefragter Personenkreis. Denn bereits seit einigen Jahren ist auch in der Logistik der Bedarf an digital befähigten Spezialisten enorm – schon aufgrund der Transformationsprozesse in Richtung Industry 4.0. Mit der KI kommt derzeit eine zusätzliche Neuerung hinzu, die einen eigenständigen Fachkräftebedarf hat, dessen Aufgabenprofile sich teils deutlich von denen klassischen IT-Berufen unterscheiden.

Für viele Logistikbetriebe ist der ständige Kontakt zu einem Digital Recruiter daher längst eine eigene Variante des Outsourcings geworden. Einfach, weil diese Spezialisten die Anforderungen und Bedürfnisse von Logistik-HR besser beantworten können als es inhouse bei Logistikern der Fall ist. Allerdings sind es nicht nur Digital Recruiter, sondern allgemein Profis der Fachkräftebeschaffung.

Nach wie vor hat die Logistik auch abseits der Digitalthematik einen hohen Fachkräftebedarf und gleichsam oft mit einem Mangel an geeigneten Bewerbern zu kämpfen – nicht nur hinter den Lenkrädern von LKW, Vans und Gabelstaplern.

Nach wie vor hat die Logistik auch abseits der Digitalthematik einen hohen Fachkräftebedarf und gleichsam oft mit einem Mangel an geeigneten Bewerbern zu kämpfen. (Foto: AdobeStock – 975854697 neirfy)

Veränderte Herangehensweisen an die Globalisierung

Erst die Pandemie, dann Russlands Überfall auf die Ukraine samt dadurch ausgelöstem Bruch verschiedener Produktions- und Lieferketten. Im Anschluss eine kriselnde Wirtschaft hierzulande und auch jenseits der Grenzen.

Vor Kurzem dann noch die Wiederwahl Donald Trumps zum US-Präsidenten, von der sich bereits abzeichnet, dass sie durch diverse Zölle das logistische Operieren nicht gerade einfacher machen wird.

Dieser „Dauerkrisenmodus“ seit nunmehr fünf Jahren hat nicht nur seine Spuren an den Lieferketten hinterlassen. Er hat die Globalisierung insgesamt zu verschiedenen Veränderungen veranlasst und wird es mutmaßlich weiterhin tun.

Begriffe wie Nearshoring, Reshoring oder Friendshoring wurden dadurch ähnlich bedeutend wie das klassischere Offshoring. Für den Logistiker zählt dabei vor allem eines: Die seit den 1990ern vorhersagbar gewachsenen Verflechtungen und Umstände erleben seit einigen Jahren eine deutliche Disruption in geographischer Hinsicht.

Konnte man sich zuvor weitgehend darauf verlassen, dass viele Stränge östlich von Europa begannen und fast zwangsläufig China beinhalteten, so zeigt sich derzeit eine deutliche Verschiebung. Doch nicht nur das ist schon eine große Herausforderung.

Ebenso kommt hinzu, dass viele Wirtschaftszweige angesichts der Multikrisen stärker „auf Sicht“ operieren. In letzter Konsequenz ist es daher erforderlich, eine sowieso schon notwendigerweise sehr flexible Branche noch flexibler zu machen.

Kosteneinsparungen

Dieser erste Punkt war mit-ursächlich dafür, dass sich Outsourcing überhaupt etablieren konnte. Indem Unternehmen verschiedene Prozesse an Dritte auslagern, können sie mitunter beträchtliche Einsparungen generieren. Dahinter stehen verschiedene Wirkmechanismen:

1. Indem die Dienste „as a Service“ gebucht werden können, ist es deutlich einfacher, sie einem ständig wandelnden Bedarf anzupassen. Das kann Fixkosten deutlich verringern.
2. Sämtliches hinter einem Prozess stehende Personal, dazu nötige Arbeitsmittel, muss nicht aus dem eigenen Budget angeschafft bzw. unterhalten werden. Allein die eingesparten Personalkosten können beträchtlich sein.
3. Da alle nötigen Elemente bereits bei den Dienstleistern vorhanden sind, fallen für das auftraggebende Logistikunternehmen sämtliche Kosten weg, um diese bei sich zu implementieren.
4. Im Gegensatz zur Inhouse-Durchführung können mitunter grenzüberschreitende finanzielle Vorteile wie geringere Lohnkosten, Steuerbelastungen, Kraftstoffpreise und dergleichen genutzt werden.
5. Outsourcing bedeutet meist, dass ein spezialisierterer Dienstleister einen Prozess übernimmt. Gleichsam kann das auftraggebende Unternehmen sich dadurch mehr auf eigene Stärken fokussieren. Beides kann für gesteigerte Umsätze und Gewinne sorgen, indem der Kunde von besserer Leistung und wettbewerbsfähigeren Preisen profitiert.

All das reduziert den Kostendruck und macht Mittel frei, die sich an anderer Stelle besser verwenden lassen. Gerade in einem so kompetitiven Umfeld wie der Logistik sind die möglichen Einsparungen von in der Regel mindestens 20 Prozent äußerst wirkmächtig.

Risikominimierung

Wer einen Prozess inhouse durchführt, der muss über alle Lagen hinweg eine hohe Rentabilität generieren können.

In der heutigen, durch geringere Vorhersagbarkeit geprägten Zeit ist das gleichsam besonders wichtig und schwierig. Denn es können sich andauernd Bedingungen verändern, wodurch ein eigentlich rentabler Prozess schnell Verluste einfahren kann.

Beim Outsourcing hingegen läuft alles nur über Vertragsbindungen zwischen zwei Wirtschaftsunternehmen.

Das ermöglicht einerseits präzise Leistungsbeschreibungen und andererseits schnelle Modifikationen oder gar ein komplettes Aufkündigen des Vertrags.

Wer einen Prozess inhouse durchführt, der muss über alle Lagen hinweg eine hohe Rentabilität generieren können. (Foto: AdobeStock – 1119966470 PixPro Studios)

Hierdurch lassen sich verschiedene Risiken für das auftraggebende Logistikunternehmen erheblich reduzieren, mitunter sogar komplett eliminieren.

Denn im Zweifelsfall ist es fast immer möglich, Verträge anzupassen oder sich einen neuen Partner zu suchen. Das ist schneller, simpler und günstiger als das Modifizieren oder gar Erschaffen eines Inhouse-Prozesses.

Verbesserte Skalierbarkeit

Dieser Vorteil ist dicht mit dem vorherigen verbunden. Indem alles nur auf Verträgen beruht, lässt sich erheblich besser und schneller auf Bedarfsschwankungen reagieren – in beide Richtungen.

Egal, ob ein Auftrag die bisherigen Kapazitäten übersteigt oder eine nicht vorhersagbare Flaute eintritt: Alles lässt sich einstellen, bis es zu den derzeitigen wirtschaftlichen Realitäten passt.

Viele Unternehmen, die für ein logistisches Outsourcing infragekommen, tun es deshalb, weil sie sich auf eine bestimmte Dienstleistung fokussiert haben. (Foto: AdobeStock – 791621879 MH)

Zugang zu reichhaltigerem Expertenwissen und Technologie

Viele Unternehmen, die für ein logistisches Outsourcing infragekommen, tun es deshalb, weil sie sich auf eine bestimmte Dienstleistung fokussiert haben. Fokussierung wiederum bedeutet meist, einen Prozess dank „ungestörter Aufmerksamkeit“ insgesamt besser durchführen zu können.

Denken wir beispielsweise an ein auf IT-Sicherheit spezialisiertes Unternehmen. Auf diesem Feld wird es zwangsläufig befähigter und erfahrener sein als die kleine IT-Abteilung eines Logistikbetriebs, für die IT-Sicherheit nur ein Teil der täglichen Arbeit ist.

Da es bei den meisten Prozessen, die sich outsourcen lassen, derart aussieht, können auftraggebende Unternehmen von dem Zugang zu größerem Expertenwissen, reichhaltigeren Erfahrungsschätzen und hochwertigeren bzw. moderneren Technologien profitieren. Wie schon bei den Kosteneinsparungen angeschnitten, ist es dadurch möglich, seine Zielgruppe im Gesamten stärker zufriedenzustellen – also ein besseres Produkt oder eine bessere Dienstleistung anzubieten.

Neue Abhängigkeiten

Als die Pandemie sich ausgebreitet hat, wurde vielen Unternehmen (weit über die Logistik hinaus) erst bewusst, wie groß Abhängigkeiten aufgrund der Globalisierung längst geworden waren.

Es genügte ein aufgrund von Lockdowns abgeriegelter Hafen in China, um aufgrund hunderter wartender Schiffe zahllose Firmen von Ressourcen abzuschneiden – ob Rohstoffe, Halbzeuge oder Fertigprodukte.

Wohl kann kaum ein Unternehmen für sich allein operieren. Ganz besonders nicht in der Logistik, wo man in aller Regel ein Bindeglied zwischen verschiedenen Partnern ist.

Allerdings steigen Abhängigkeiten üblicherweise mit der Anzahl von Partnern. Outsourcing, das muss jedem Logistiker bewusst sein, erzeugt daher zwangsläufig neue Abhängigkeiten:

• bei der allgemeinen Durchführung der dahinterstehenden Prozesse;
• bezüglich der jeweiligen Fachkräfte und unternehmerischer Expertise;
• bei den Vertragskonditionen, Kosten und vergleichbaren Punkten.

Wer etwa seinen Kundenservice auslagert, der wird seine eigenen diesbezüglichen Kapazitäten zügig abbauen, um die Mittel anderweitig verwenden zu können. Damit wird er jedoch in jeglicher Hinsicht abhängig von den Dienstleistern, an die er den Kundenservice auslagert.

Hierbei ist insbesondere Weitsicht vonnöten: Kurz- bis mittelfristig erscheinen sämtliche Formen des Outsourcings lohnend.

Langfristig bedarf es jedoch genügend Augenmaß, um den eigenen Betrieb nicht zu sehr „auszuhöhlen“. Nicht alles, was sich outsourcen lässt, ist auch für jeden Logistikbetrieb der richtige Weg.

Kontrollverluste und Qualitätsrisiken

Outsourcing-Verträge sind unter anderem deshalb ein recht komplexes Feld, weil sie enorm viel Raum für Gestaltungsfreiheit bieten. Fast immer bleiben jedoch zahlreiche Details des „Wie“ dem Auftragnehmer überlassen.

Kein outsourcender Betrieb kann seinem Vertragspartner so detaillierte Vorgaben machen wie einer Inhouse-Abteilung oder einem Tochterunternehmen. Ähnlich steht es je nach Art der ausgelagerten Prozesse um die dauerhafte Kontrollierbarkeit.

Wenn jedoch ein Vertragspartner nicht hundertprozentig im Sinne des Auftraggebers arbeitet, dann zeigt sich eine riskante Schieflage:

• Für den Vertragspartner droht primär nur der Verlust des Auftrags.
• Für den Auftraggeber hingegen können schwere Image- und dadurch finanzielle Verluste die Folge sein.

Denn egal, ob Outsourcing oder Inhouse-Prozess: Für die Kunden des auftraggebenden Unternehmens ist nur dieses für alles verantwortlich.

Ob ein Lagerlogistiker beispielsweise nicht liefern kann, weil es bei seinem Transportlogistikpartner zu Schwierigkeiten kam, wird keinen Kunden interessieren – der Lagerlogistiker hat am Ende den Schaden.

Ob ein Lagerlogistiker beispielsweise nicht liefern kann, weil es bei seinem Transportlogistikpartner zu Schwierigkeiten kam, wird keinen Kunden interessieren – der Lagerlogistiker hat am Ende den Schaden. (Foto: AdobeStock – 1039030218 Grispb)

Expertise-Verluste

Wissen und Fähigkeiten, die man nicht nutzt, gehen mit der Zeit verloren. Das gilt auch für Unternehmen.

Wer etwa jahrelang seine Transportlogistik in Eigenregie betrieben hat, sie dann aber outgesourct hat, der wird unter anderem durch die personellen Verluste zwangsläufig Expertise im Bereich Dispatching einbüßen.

Je nach Umfang des Outsourcings ist schon nach kurzer Zeit ein Großteil dieses Wissens aus dem Unternehmen verschwunden.

Je länger der Zeitrahmen, desto aufwendiger und anstrengender kann es dadurch werden, solche Prozesse durch Insourcing zurückzuholen – sie also selbst wieder abzubilden.

Langfristige (versteckte) Kosten

In aller Regel macht Outsourcing Prozesse um mehrere 10 Prozent günstiger. Allerdings gibt es unterschiedlichste Umgebungsfaktoren, die diese Ersparnis mit der Zeit deutlich verringern können.

Die Spanne reicht von Änderungen des Preisniveaus (etwa über Wechselkurse) bis hin zu Vertragsänderungen, weil aufseiten des Partnerunternehmens bestimmte Schlüsselpersonen wechseln.

Hinzu kommen noch die Kosten, die anfallen, falls etwas nicht so laufen sollte, wie vertraglich vereinbart. Gründe dafür gibt es viele. Das können Fehler aufseiten des Auftragnehmers sein oder „höhere Gewalt“, auf die keine der beiden Parteien Einfluss hat.

• Niemals auslagern um des reinen Outsourcings Willen. Das heißt, es muss stets eine klare Agenda geben, bei der ausdefiniert wird, was warum ausgelagert werden soll und welche Verbesserung man sich dadurch verspricht. Hierzu sind konkrete Ziele und Zahlen nötig, keine nebulösen Wünsche wie „Hauptsache Kostenersparnis“. Bei allen Zielen sollten ebenso die potenziellen (zukünftigen) Auswirkungen einbezogen werden. Jeder outgesourcte Prozess bedarf daher einer sorgfältigen Abwägung aller Vor- und Nachteile.
• Es gibt für jede nur denkbare logistische Aufgabenstellung mehrere Partner, die sich für das Auslagern anbieten. Diese sollten einem detaillierten Auswahlprozess unterzogen werden. Hierzu zählen insbesondere klar nachvollziehbare Referenzen durch Drittunternehmen sowie eine nachweislich stabile finanzielle Lage des Unternehmens.
• Kein Vertrag und keine Partnerschaft sollte jemals als in Stein gemeißelt betrachtet werden. So schnell, wie sich Umgebungsbedingungen ändern können (gerade heutzutage), ist es sinnvoll, in regelmäßigen kurzen Abständen eine Neubewertung durchzuführen – inklusive Einholen von anderen Angeboten. Outsourcing hat den enormen Vorteil großer Flexibilität. Jedoch müssen Logistiker gewillt sein, diesen auch zu nutzen.

• Anhand der genannten KPIs müssen ständig Informationen fließen. Erfolgreiches Outsourcing lebt von dauerhafter Kommunikation, Controlling und frühzeitigem Reagieren auf alle sich womöglich anbahnenden Schwierigkeiten. Im Prinzip gibt es so etwas wie „zu viel Kommunikation und Informationsaustausch“ beim Outsourcing nicht.
• Die Vertragsgestaltung sollte ausschließlich durch Profis für dieses Gebiet erfolgen. Darin müssen sämtliche relevanten Details klar formuliert sein. Je weniger Interpretationsspielraum für den Partner bleibt, desto besser. Hierzu ist es zudem nötig, KPIs (Key Performance Indicators) zu definieren.

Niemals auslagern um des reinen Outsourcings Willen. (Foto: AdobeStock – 889422512 Man888)