Seit Januar 2020 gelten neue Regelungen für steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer. Hier geht es um die Gewährung von Sachbezügen durch den Arbeitgeber. Welche Auswirkungen ergeben sich daraus für Unternehmen und Mitarbeiter?
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Gesetzesänderung 2020 für steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer: die Auswirkungen
Eine Gesetzesänderung schränkt seit dem 01. Januar 2020 die Möglichkeiten von Arbeitgebern, steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer zu gewähren, ein. In vielen Fällen nutzen Arbeitgeber Sachzuwendungen, um Mitarbeitern neben dem Arbeitslohn Incentives in Form von Sachbezügen zu bieten und sie somit für besondere Leistungen zu belohnen.
Gutscheine, ShoppingCards oder Geldkarten sind ein beliebtes Instrument zur Steigerung der Motivation und wirken stärker als eine vergleichbare Lohnerhöhung. Der Vorteil der Sachbezüge bestand darin, dass dafür bisher keine Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen wurden. Tank- oder Warengutscheine durften bis zu einem Betrag von monatlich 44 Euro steuerfrei gewährt werden. Seit Beginn des Jahres 2020 gelten jedoch andere Regeln, denn der Gesetzgeber hat den Sachlohnbegriff neu definiert. Der hier folgende Artikel beschäftigt sich mit den Auswirkungen der Gesetzesänderung.
Wie wird der Sachlohn definiert?
Arbeitgeber honorieren die Leistung Ihrer Mitarbeiter mit dem Arbeitslohn. Als Ausdruck besonderer Wertschätzung oder Zuwendung für besondere Leistungen kann der Arbeitgeber neben dem vertraglich festgelegten Geldlohn zusätzlich einen Sachlohn zahlen, um das Nettogehalt insgesamt zu erhöhen. Viele Unternehmen machen von dieser Option Gebrauch, denn für den Sachlohn mussten Sie bis zum Januar 2020 weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Einzige Bedingung war, die Freigrenze von 44 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) monatlich nicht zu überschreiten. Unternehmen und Mitarbeiter sparen bei dieser Art von Zuwendung Sozialversicherungsbeiträge und die Mitarbeiter zusätzlich die Lohnsteuern. Somit sind steuerfreie Zuwendungen für Arbeitnehmer vorteilhafter als eine Lohnerhöhung in gleichem Umfang.
Für steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Beispielsweise des Sachlohn (Foto: Shutterstock – Syda Productions)
Welche Formen von Sachlohn gibt es?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Sachzuwendungen zu gewähren:
- Gutscheine (z. B. Tankgutscheine)
- Gutscheinkarten
- zweckgebundene Geldleistungen
- Erstattungen von Auslagen gegen Tank- oder Einkaufsquittung
Der Gesetzgeber war aufgrund von aktuellen Gerichtsurteilen aufgerufen, den Sachlohnbegriff neu zu definieren. In diesem Zusammenhang musste der Bezug von Sachzuwendungen klar vom Bezug von Geld abgegrenzt werden. Diese Abgrenzung betrifft insbesondere Sachzuwendungen, die bisher in Form von Gutscheinen und Geldkarten gewährt wurden. Für die Arbeitgeber ergibt sich daraus die Notwendigkeit, steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer im Hinblick auf die neuen Regelungen zu überprüfen.
Zunächst wurde angestrebt, steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer vollkommen abzuschaffen. Letztlich setzte sich eine gemäßigte Variante der Neudefinition von Sachbezügen durch. Dennoch herrscht unter den Firmen ein hohes Maß an Unsicherheit und es bedarf der Konkretisierung dessen, was als Sachbezug und was hingegen als Bezug von Geld einzuordnen ist.
Darüber hinaus sind die Anbieter von Geldkarten und Gutscheinen von der Änderung des Gesetzes betroffen. Innovative Anbieter wie givve Card haben ihr Angebot an die neuen Regelungen angepasst, sodass dafür weiterhin die Steuervorteile gelten. Mittlerweile beschäftigen sich verschiedene Artikel mit den Auswirkungen der neuen Regelung.
Im diesem Artikel wird erläutert, welche Möglichkeiten weiterhin bestehen, steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer zu zahlen und was in Zukunft nicht unter diese Kategorie fällt.
Welche Zuwendungen gelten nicht mehr als Sachlohn?
Die gesetzliche Grundlage der Neuregelung findet sich im Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften. Dort wird in Paragraf 8 Absatz 1 definiert, welche bisher als Sachbezug geltenden Einnahmen nicht mehr von der Lohnsteuer und den Sozialabgaben befreit sind.
Seit dem 01.Januar 2020 gilt eine striktere Unterscheidung zwischen dem Bezug von Sachleistungen und dem Bezug von Geld. Vieles von dem, was bis dahin als Sachzuwendung eingeordnet wurde, gilt nun als Geldlohn, für den in vollem Umfang Steuern und Sozialabgaben bezahlt werden müssen. Die Grenze von 44 Euro für steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer blieb unverändert. In welcher Form diese Freigrenze genutzt werden darf, wurde allerdings erheblich eingeschränkt.
Folgende Zuwendungen werden nun als Zahlung von Geld und somit Arbeitslohn und nicht als Sachbezug betrachtet:
- nachträgliche Erstattung von Kosten
- zweckgebundene Zahlungen
- Geldkarten und Gutscheine
- Prepaidkarten
- Geldersatzleistungen
Nachträgliche Erstattung von Kosten
Vor der Neuregelung konnten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Kosten erstatten, die diese vorher ausgelegt hatten. Einkäufe oder Tanken wurden nachträglich abgerechnet und galten als Sachzuwendungen. In Zukunft ist das nicht mehr möglich. Die nachträgliche Erstattung von Kosten ist eine monetäre Zuwendung und wird steuerlich auch als solche behandelt.
Zweckgebundene Zahlungen
Bisher konnte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Geldbetrag zahlen, damit dieser davon etwas Bestimmtes kauft. Obwohl das Geld durch die Zweckgebundenheit tatsächlich für die Bezahlung einer Sachzuwendung genutzt wird, gilt die Einstufung als Geldzuwendung und somit müssen Steuern und Sozialabgaben abgeführt werden.
Geldkarten und Gutscheine
Wenn Geldkarten und Gutscheine ermöglichen, Bargeld abzuheben, werden sie künftig wie Geldzuwendungen behandelt. Der Gesetzgeber stuft diese beliebten Incentives als Bargeld ein. Daran ändert sich auch nichts, wenn damit der Bezug von Dienstleistungen und Waren ebenfalls möglich wäre.
Prepaidkarten
Für Prepaidkarten gilt, dass diese unter die Rubrik Geldzuwendung fallen, wenn sie mit einer eigenen IBAN ausgestattet sind. In diesem Fall besteht ein Konto, sodass die Prepaidkarte ebenfalls als Geldzuwendung eingestuft wird. Gleiches gilt für Prepaidkarten mit Paypal-Funktion.
Geldersatzleistungen
Dabei handelt es sich um Vorteile wie beispielsweise Tank- oder Kreditkarten, die auf einen bestimmten Geldbetrag lauten. Derartige Vorteile gelten als monetäre Zuwendungen und profitieren somit nicht von der Steuerbefreiung.
Für welche Zuwendungen gelten Steuervorteile?
Unternehmen haben weiterhin Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern Vorteile zu gewähren, ohne dafür Steuern und Sozialabgaben zu zahlen. Es gilt nach wie vor die 44 Euro Freigrenze pro Monat. Wird diese Freigrenze in einem Monat nicht ausgeschöpft, dürfen nicht genutzte Beträge nicht in den nächsten Monat übertragen werden.
Des Weiteren führt die Überschreitung der Freigrenze um einen Cent dazu, dass die Lohnsteuer und die Sozialabgaben auf den vollen Betrag der Sachzuwendungen berechnet werden.
Es ist allerdings möglich, zusätzlich zu den 44 Euro pro Monat mehrmals jährlich anlassbezogen Zuwendungen von 60 Euro als Aufmerksamkeit zu gewähren. Derartige Anlässe sind beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten, die Geburt eines Kindes, Mitarbeiterjubiläen oder ein Willkommensgeschenk nach langer Krankheit.
Welche Optionen stehen Unternehmen zur Verfügung, um ihre Mitarbeiter besonders zu belohnen, ohne dass dafür Steuern und Sozialabgaben bezahlt werden müssen?
- direkte Sachzuwendungen
- Gutscheine
- Geldkarten
- Centergutscheine sowie City-Cards
- Job-Tickets
Direkte Sachzuwendungen
Dabei kann es sich um Waren oder Dienstleistungen handeln, die dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden. Beliebte Sachzuwendungen sind Zuschüsse für die Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder Tickets für Konzerte und Sportveranstaltungen. Außerdem sind Zuschüsse zum Kantinenessen abgabenbefreit, wenn bestimmte Sachbezugsgrenzwerte (Frühstück 1,80 Euro, Mittag- oder Abendessen 3,40 Euro) nicht überschritten werden.
Gutscheine
Können die Gutscheine nur für Waren eingesetzt und nicht in Bargeld umgetauscht werden, fallen sie ebenfalls weiterhin unter die Befreiung von der Lohnsteuer und den Sozialabgaben. Ein Beispiel sind Tankgutscheine einer speziellen Tankstelle oder Gutscheine eines bestimmten Kaufhauses.
Steuerfreie Zuwendungen an den Arbeitnehmer können auch in Form von Gutscheinen verteilt werden. (Foto: Shutterstock – ViDI Studio)
Geldkarten
Bei den Geldkarten gelten die gleichen Einschränkungen. Sie dürfen nur für den Bezug von Gütern oder Dienstleistungen verwendbar sein, also beispielsweise von einem bestimmten Geschäft ausgegeben werden.
Centergutscheine sowie City-Cards
Diese Incentives sind weiterhin steuerbefreit, weil damit gleichzeitig der regionale Handel gestärkt wird. Die Karten dürfen jedoch nicht zusätzlich mit Zahlungsdiensten verknüpft werden oder eine Barzahlungsfunktion haben.
Job-Tickets
Seit 2019 dürfen Unternehmen ihren Mitarbeitern einen steuerfreien Zuschuss für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln gewähren. Es werden sowohl Einzel- und Mehrfachfahrscheine als auch Monats- oder Jahreskartentickets gefördert.
Steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer unterliegen strengeren Grenzen
Der Gesetzgeber hat eine strikte Trennung von Sach- und Geldzuwendungen vorgenommen. Für Geldzuwendungen muss Lohnsteuer bezahlt werden und auch hinsichtlich der Sozialabgaben werden diese Zuwendungen wie Arbeitslohn behandelt. In jedem Fall gilt, dass ausschließlich echte Zusatzleistungen, die über die vereinbarte Entlohnung hinaus gewährt werden, steuerbegünstigt sind.
