Vorbei die Zeiten, in denen jeder Mitarbeiter manuell seinen Stundenzettel ausfüllen und diesen unterschreiben lassen musste. Heute ist auch in der Logistik die Zeiterfassung digital und damit deutlich exakter möglich.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Digitale Zeiterfassung in der Logistik: Einfache Lösungen für Unternehmen
Früher einmal bekam jeder Mitarbeiter seinen Stundenzettel, auf dem er Anfang und Ende der Arbeitszeit sowie seine Pausen eintragen musste. Am Ende des Monats unterschrieb der Chef oder Abteilungsleiter den Zettel, auf dessen Basis auch Löhne abgerechnet werden mussten.
Eine wirkliche Nachprüfbarkeit der erbrachten Stundenleistungen war nicht gegeben. Moderne Technologien haben für andere Lösungen gesorgt und ermöglichen es den Unternehmen, durch die digitale Zeiterfassung Zeit und Geld sparen zu können. Zahlreiche Vorteile ergeben sich dadurch und wirken unter anderem positiv auf die Personaleinsatzplanung in der Logistik.
Transparenz für Unternehmen und Partner
Partner des Unternehmens wollen eine transparente Abrechnung sehen. Es geht zum Beispiel um eine Arbeit in einem Projekt, die stundenweise abgerechnet werden soll. Wie aber soll das geschehen, wenn die Stunden nur manuell erfasst oder gar geschätzt wurden? Weitaus sinnvoller ist es, eine digitale Zeiterfassung einsetzen, die lückenlos die Zeit, in der einzelne Mitarbeiter an dem Projekt gearbeitet haben, erfasst. Die erbrachte Arbeitsleistung ist transparent, was für mehr Vertrauen seitens der Partner sorgt. Die korrekte Zeiterfassung ist zudem wichtige Basis für die Personaleinsatzplanung sowie für das Controlling.
Umso unverständlicher ist es, dass einige Unternehmen immer noch nicht ausreichend Wert darauf legen, die Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit der Angestellten exakt erfassen zu können. Sicherlich spielen einige Nachteile konventioneller Zeiterfassungssysteme mit hinein, bei denen die Erfassung von Zeit und Leistungen zu viel weitere Zeit verschlang.
Die eigentliche Arbeit konnte in der Zeit nicht erledigt werden, außerdem genießen derartige verwalterische Routinearbeiten generell keine besondere Beliebtheit. Die Folge waren nicht selten fehlerhaft oder unvollständig geführte Stundenzettel. Viele Unternehmen mussten feststellen, dass in diesem Punkt auf ihre Angestellten wohl kein Verlass war.
Die digitale Erfassung der Zeit ist vor allem in der Logistik beliebt. ( Foto: Adobe Stock – goodluz )
Vorteile durch die digitale Zeiterfassung
Die digitale Erfassung der Zeit ist vor allem in der Logistik beliebt. Dies liegt zum einen daran, dass die digitalen Lösungen von allen Mitarbeitern einfach angewendet werden können. Zum anderen ist es möglich, mit einer entsprechenden App sogar von unterwegs eine digitale Zeiterfassung weiterzuführen. #
Die Zeit, die der Fahrer eines Lkw am Rastplatz verbracht hat, kann einfach ausgebucht werden. Zudem wird durch die digitale Zeiterfassung vor allem dem Fakt Rechnung getragen, dass der Zeitaufwand bei manuellen Methoden stets zu hoch ist. Wenn Unternehmen auf die digitale Zeiterfassung setzen, entfallen die oft aufwendigen Kontrollen der Mitarbeiter bzw. der durch sie geführten Listen ebenso wie die Überträge der Zeiten in eine Excel-Tabelle zur Auswertung.
Auch diese Vorteile werden bei den digitalen Lösungen geboten:
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Zeiterfassung mit Fahrtenbüchern koppelbar
Die Logistik ist ständig auf der Suche nach Vereinfachungen, die auch den Fahrern zugutekommen. Mit der modernen Zeiterfassungssoftware ist genau das möglich, denn hier kann eine bereits vorhandene Logistiksoftware oder ein digitales Fahrtenbuch mit dem Zeiterfassungsmanagement gekoppelt werden. Ob der jeweilige Mitarbeiter gerade arbeitet oder nicht, kann daher direkt nachvollzogen werden.
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Kein Mehraufwand
Durch das Prüfen manueller Stundenzettel kann sich ein erheblicher Mehraufwand ergeben, denn nicht immer sind die Zettel wirklich lesbar. Außerdem müssen Arbeitszeiten eventuell mit Projektarbeiten und den Einbuchungen im Projekt abgeglichen werden, um eine Aussage über den Wahrheitsgehalt der Stundenzettel tätigen zu können. Unternehmen, die auf digitale Zeiterfassungssoftwares setzen, können sich auf wichtigere Dinge der Logistik konzentrieren und profitieren von der Zeitersparnis durch fehlende Zusatz- und Nachkontrollen.
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Auswertungen einfach möglich
Die Logistik fordert, dass Arbeitszeiten im Detail und in Summe ausgewertet werden müssen. Dank der elektronischen und digitalen Zeiterfassung ist das leicht möglich. Errechnet werden können erbrachte Stundenleistungen als Netto- oder Kundenleistung, auch einzelne Touren können separat betrachtet werden.
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Effiziente Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung ist gerade in der Logistik mitunter schwierig. Doch mithilfe der Zeiterfassungssoftwares ist leichter nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter noch eingesetzt werden kann, wer bereits zahlreiche Überstunden vorzuweisen hat und ob alle gesetzlichen Vorgaben die Arbeitszeit betreffend eingehalten werden. Damit wiederum ist nicht nur die Personaleinsatzplanung leichter, sondern auch die gesamte Kontrolle von Arbeitszeiten, Urlaubs- und Fehltagen sowie von Überstunden.
Gibt es Nachteile?
Eine moderne Zeiterfassung per App ist für alle Mitarbeiter eines Unternehmen – ob in der Logistik oder einer anderen Branche – zielführend. Nachteile ergeben sich dadurch nicht, denn die immer geforderte Fairness und Anerkennung von Überstunden und Mehrarbeit ist besser gegeben.
Wichtig ist aber, dass das System intuitiv zu bedienen ist und sich dementsprechend keine Anwendungsschwierigkeiten ergeben. Es sollte weder ein großer Aufwand bei der Erfassung der Daten noch eine separate Schulung nötig sein, um die Software zu verstehen.
Wichtig für Unternehmen: Gerade die Mitarbeiter, die bei einer manuellen Erfassung ihrer Arbeitszeiten stets das Gefühl hatten, dass ihre Überstunden nicht ausreichend gewürdigt werden, erwarten bei einer korrekten Erfassung umso mehr, dass sie ein Lob oder eine anderweitige Anerkennung für ihre Mehrleistungen erhalten. Unternehmen sollten daher im Blick haben, welche Mitarbeiter Überstunden anhäufen und entsprechend darauf reagieren.
Wichtig ist, dass alle nötigen Daten ausreichend und in dem nötigen Umfang gesammelt und ausgewertet werden. ( Foto: Adobe Stock – Monopoly919 )
Wichtige Daten bei der Erfassung der Arbeitszeiten
Wichtig ist, dass alle nötigen Daten ausreichend und in dem nötigen Umfang gesammelt und ausgewertet werden. Vor allem in der Logistik kann es daher zu zahlreichen Datensätzen kommen. Benötigt werden unter anderem die Tageszeiten, die reinen Fahrzeiten, die Ruhezeiten sowie zahlreiche weitere Daten.
Eine individuelle Arbeitszeiterfassung ist nötig, denn in der Logistik arbeitet kaum ein Mitarbeiter wie der andere, was die Anfangs- und Endzeiten angeht.
Video: EuGH zur Arbeitszeiterfassung: Tschüss Vertrauensarbeitszeit? 👋🕖 Was Betriebsräte jetzt tun können
Diese Daten sind zu erfassen
Zum einen ist die reine Arbeitszeit wichtig, die sich aus der Differenz von End- und Anfangszeit ergibt. Die Pausenzeiten werden abgezogen und so entsteht die stundengenaue Abrechnung der Arbeitszeit.
Weitere Daten, die in der Logistik unbedingt erfasst werden müssen, sind:
- Überstunden
- eventuell einzelne Projektzeiten
- Abwesenheitszeiten: Urlaubs- und Krankentage
Vor allem der letztgenannte Punkt erleichtert die Personaleinsatzplanung enorm, denn es wird bei digitaler Erfassung der Abwesenheitszeiten direkt deutlich, ob Mitarbeiter zeitgleich Urlaub eingereicht haben oder ob der aktuelle Krankenstand soweit ansteigt, dass Gegenmaßnahmen beispielsweise durch Leiharbeiter eingeleitet werden müssen. Zusätzlich ist die Erstellung von Schichtplänen deutlich vereinfacht, wenn die Arbeits- und Abwesenheitszeiten gewissenhaft erfasst werden.
Arbeitgeber haben sogenannte Aufzeichnungspflichten, die ihnen vom Gesetzgeber auferlegt worden sind. ( Foto: Adobe Stock – alphaspirit )
Gesetzliche Vorgaben beachten
Arbeitgeber haben sogenannte Aufzeichnungspflichten, die ihnen vom Gesetzgeber auferlegt worden sind. Diese sind unter anderem wichtig, wenn es um die Errechnung korrekter Löhne geht. Einige Branchen müssen daher sogar die Arbeitszeiten dokumentieren, um einen lückenlosen Nachweis über diese Zeiten erbringen zu können. Der Gesetzgeber sieht die Dokumentationspflichten vor allem in den Branchen, in denen traditionell gegen die Schwarzarbeit gekämpft wird.
Die Logistikbranche ist ebenfalls eine der Branchen, zu denen auch das Baugewerbe, der Messebau, die Fleischwirtschaft und Gaststätten- und Herbergsbetriebe zählen. Auch in der Forstwirtschaft sind die Unternehmer dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über die An- und Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter zu führen. Dabei dürfen geringfügig Beschäftigte nicht vergessen werden, sie unterliegen der gleichen Rechtsprechung und damit den Pflichten zur Dokumentation.
Welche Zeiterfassungssysteme dabei eingesetzt werden, ist allerdings unerheblich. Zum einen ist die händische und damit die manuelle Erfassung der Arbeitszeiten möglich, zum anderen kann eine Software genutzt werden. Dass die Erfassung auch über das Smartphone möglich ist, ist eine noch vergleichsweise neue Technologie, stößt aber allseits auch vor dem Hintergrund der zahlreichen Home Office Arbeiter auf Interesse.
Welches System genutzt wird, hängt von der Arbeitsweise ab und auch von der Größe sowie den personellen Kapazitäten des Unternehmens. Kleine Firmen setzen eventuell länger auf manuelle Zeiterfassungssysteme, große Firmen hingegen nutzen eher digitale Varianten.
